Tietosuojakäytäntö

Tietosuojapolitiikan tarkoituksena on antaa luonnolliselle henkilölle ‒ rekisteröidyllä ‒ tietoja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, laajuudesta, suojaamisesta sekä tietojen hankinnan ja rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyn käsittelyajasta.

1. Ohjain:

  • Henkilötietojen käsittelyn valvoja on ”TONUS ELAST” Ltd , jäljempänä ”TE”, yhdistetty rekisterinumero nro 40003233170, oikeudellinen osoite ”Pilskalni”, Grinvalti, Nicas pagasts, Dienvidkurzemes novads, LV-3473, Latvia.
  • TE-yhteystiedot asioissa, jotka liittyvät henkilötietojen käsittelyyn, ovat seuraavat:
    sähköpostiosoite: tiedot @ tonuselast.com, osoite: ”Pilskalni”, Grinvalti, Nicas pagastit, Dienvidkurzemes novads, LV-3473, Latvia, puhelin (+371) 63431547. Voit esittää kysymyksiä henkilötietojen käsittelystä käyttämällä näitä yhteystietoja tai ottamalla yhteyttä lailliseen osoitteeseen. Oikeuksien käyttöä koskeva hakemus voidaan jättää tämän tietosuojapolitiikan mukaisesti.
  • Edellisessä kohdassa tarkoitetun vastuuhenkilön tehtävät ovat seuraavat: tiedottamaan ja neuvomaan TE:n työntekijöitä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä, seuraamaan henkilötietojen suojaan liittyvien säädösten noudattamista TE:ssä, tekemään yhteistyötä valvontaviranomaisen kanssa ja antamaan neuvoja TE: tä käsitteleville henkilöille tietojenkäsittelyyn liittyvissä asioissa.

2. Tietosuojapolitiikan aiheet

  • Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja.
  • Tietosuojapolitiikkaa sovelletaan yksityisyyden ja henkilötietojen suojan varmistamiseksi seuraavien osalta:
    • luonnolliset henkilöt ‒ kumppaneita, työntekijöitä ja kolmansia osapuolia, jotka vastaanottavat tai siirtävät TE:lle kaikki palvelujen tarjoamista koskevat tiedot (mukaan lukien kontaktit, maksajat jne.);
    • TE-toimiston ja muiden tilojen ja alueiden vierailijat, mukaan lukien ne, joille suoritetaan videovalvontaa;
    • TE:n ylläpitämän kotisivun käyttäjät; jäljempänä ”henkilöt”, jäljempänä ”henkilöt”.
  • TE huolehtii henkilöiden yksityisyydestä ja henkilötietojen suojasta, kunnioittaa henkilöiden oikeuksia henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 27 päivänä huhtikuuta 2016 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 (jäljempänä ‒ asetus)) ja muiden yksityisyyden ja tietojen käsittelyn alalla annettujen säädösten mukaisesti.
  • Tietosuojapolitiikkaa sovelletaan tietojenkäsittelyyn riippumatta siitä, missä muodossa tiedot toimitetaan ja käsitellään.
  • Komissio voi vahvistaa tietyntyyppistä tietojenkäsittelyä varten lisäsääntöjä, joiden mukaisesti henkilölle ilmoitetaan hänen toimittaessaan asiaankuuluvat tiedot.

3. TE käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • Palvelujen tarjoaminen ja sopimuksen täytäntöönpano. Tarkoitus koskee palvelujen tarjoamista ja tehtyjen sopimusten (liiketoimien) täytäntöönpanoa. Henkilötietojen käsittely on suoritettava lain ja sopimuksen perusteella (liiketoimi);
  • sopimuksen valmistelu, tekeminen tai muuttaminen. Tarkoitus koskee uusia hakemuksia, jotka koskevat olemassa olevaa tai uutta liiketoimea, palvelut mukaan luettuina. Henkilötietojen käsittely on suoritettava lain tai sopimuksen perusteella (liiketoimi);
  • Sopimusvelvoitteiden täyttäminen ja palvelujen tarjoaminen;
  • Kaupallisiin tarkoituksiin tarkoitettujen palvelujen mainonta ja jakelu;
  • Hakemusten, valitusten ja vaatimusten tarkastelu ja käsittely;
  • Selvityshallinto, velkojen perintä ja täytäntöönpano. Tarkoitus liittyy henkilön kanssa tehtävien sovintojen yhteydessä toteutettuihin toimiin. Henkilötietojen käsittely on suoritettava lain ja sopimuksen perusteella (liiketoimi);
  • Kotisivun ylläpito ja parantaminen;
  • Tietojen antaminen kansallisille sääntelyviranomaisille ja operatiivista toimintaa harjoittaville elimille tapauksissa ja siinä määrin kuin ne on määritelty ulkoisissa sääntelysäädöksissä;
  • Henkilötietojen käsittely sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin JSC ”Olainfarm” - ryhmän puitteissa. Tarkoituksena on henkilötietojen käsittely konsernin sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin, kuten eturistiriitojen ehkäiseminen ja laittomien liiketoimien estäminen. Henkilötietojen käsittelyn on perustuttava oikeutettuun etuun,
  • sitovien säädösten täytäntöönpanoon. Tarkoitus liittyy säännöksissä säädettyihin henkilötietojen käsittelyn perusteisiin, kuten kirjanpidon, verojen, maksujen jne. aloihin;
  • TE:n organisatorinen hallinto, suunnittelu ja kirjanpito (mukaan lukien kirjaaminen, prosessien, palvelujen, tietojärjestelmien, henkilökohtaisten tietojen, kauppiaan perimyksen, suhdetoiminnan ja sosiaalisen vastuun toteuttaminen). Tätä tarkoitusta sovelletaan yrityksen yhdennettyä hallinnointia koskeviin toimenpiteisiin, myös kansallisten ja kansainvälisesti tunnustettujen hallinto - ja ohjausjärjestelmän periaatteiden mukaisesti, varmistamalla sisäisten prosessien seuranta, valvonta ja täydellisyys. Henkilötietojen käsittely tapahtuu henkilön lainsäädännön, oikeutetun edun ja suostumuksen perusteella.
  • Kirjanpito/varainhoito ja verohallinto. Tarkoitus liittyy kirjanpitoon, veromaksuihin, tilityksiin jne. Käsittelemme henkilötietoja lain ja sopimuksen perusteella (liiketoimi);
  • Muut erityiset tarkoitukset, joissa henkilöille ilmoitetaan asiasta ennen tietojen toimittamista;
  • Kaikissa näissä tapauksissa TE käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin käsittelyn erityistarkoitus sallii.

4. Miten TE saa henkilötietoja

  • TE:n henkilöstä hankkimat tiedot riippuvat liiketoimen sisällöstä. Kaikenlaisen yhteistyön puitteissa annettavat tiedot saadaan samalla tavalla.
  • Tiedot, jotka rekisteröity (henkilö) on toimittanut TE:lle itsestään eli rekisteröidystä tai tämän valtuuttamasta henkilöstä viestinnällä tai yhteistyöllä TE:n kanssa, kuten sopimuksen tekeminen, tietojen pyytäminen tai tietyn kysymyksen tai pyynnön tutkimista koskevan hakemuksen esittäminen, tiedonsiirto tietokanavien kautta, mukaan lukien sosiaaliset verkot, järjestämiensä tapahtumien tai TE:n tukemien toimien vierailu, jonka aikana valokuvia tai videokuvia voidaan ottaa, jos siitä on ilmoitettu etukäteen.
  • Jotta voidaan täyttää sääntelysäädöksissä määritellyt vaatimukset ja varmistaa pitkäaikainen yhteistyö ja luottoriskien hallinta, TE:n on ehkä pyydettävä tietoja myös julkisesti saatavilla olevista rekistereistä, mukaan lukien LURSOFT – Commercial Register, Land Register, Insolvency Register, Commercial Pledge Register jne.
  • Evästeitä voidaan käyttää TE-kotisivuilla, joista tiedotamme vieraillessamme kotisivulla.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta

  • sellaisen sopimuksen tekeminen ja ‒, jonka tarkoituksena on tehdä hakemukseen perustuva sopimus ja varmistaa kyseisen sopimuksen noudattaminen;
  • lakisääteisten toimeksiantojen ‒, jotta voidaan noudattaa sääntelytoimeksiannoissa määriteltyä velvoitetta tai oikeuksia;
  • rekisteröidyn suostumus;
  • laillisiin (oikeutettuihin) etuihin ‒ olemassa olevista velvoitteista tai tehdystä sopimuksesta tai laista johtuvien TE:n laillisten (oikeutettujen) etujen täytäntöönpanemiseksi:
    • harjoittaa kaupallista toimintaa;
    • varmistaa sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttäminen;
    • säilytetään palveluja, muita sovelluksia ja huomautuksia koskevat hakemukset ja huomautukset, samaa koskevat huomautukset, myös suullisesti ja kotisivuilla tehdyt huomautukset;
    • kehittää ja parantaa tuotteita ja palveluja;
    • tuotteiden ja palvelujen mainostaminen;
    • lähettää muita raportteja sopimuksen täytäntöönpanon edistymisestä ja sopimuksen toteuttamisen kannalta merkityksellisistä tapahtumista;
    • varmistaa ja parantaa palvelujen laatua;
    • maksujen hallinnointi;
    • maksamatta olevien maksujen hallinnointi;
    • haetaan valtion viranomaisilta, operatiivista toimintaa harjoittavilta elimiltä ja tuomioistuimilta sen oikeudellisten etujen suojaamista;
    • yleisölle tiedottaminen heidän toiminnastaan.

6. Henkilötietojen käsittely ja suojaaminen

  • TE käsittelee ja suojaa henkilötietoja nykyaikaisten teknologiavalmiuksien avulla ottaen huomioon olemassa olevat yksityisyyteen liittyvät riskit ja kohtuullisesti käytettävissä olevat organisatoriset, taloudelliset ja tekniset resurssit.
  • Sopimusvelvoitteiden korkean laadun ja toiminnallisen suorituskyvyn varmistamiseksi TE voi valtuuttaa yhteistyökumppaninsa tarjoamaan erityisiä palveluja, kuten henkilöstön sairausvakuutuspalveluja, laskutusta ja muita vastaavia palveluja. Jos yhteistyökumppanit käsittelevät tällaisia tehtäviä suorittaessaan henkilötietoja TE:n käytettävissä, kyseisiä yhteistyökumppaneita pidetään henkilötietojen käsittelijöinä, ja TE:llä on oikeus siirtää tällaisen toiminnan toteuttamiseksi tarvittavat henkilötiedot yhteistyökumppaneille siinä määrin kuin se on tarpeen näiden toimien toteuttamiseksi.
  • TE:n yhteistyökumppanit henkilötietojen käsittelijän ominaisuudessa varmistavat henkilötietojen käsittelyä ja suojaa koskevien vaatimusten noudattamisen säädösten mukaisesti eivätkä käytä henkilötietoja muihin tarkoituksiin, paitsi TE:n puolesta tehtyjen sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

7. Henkilötietojen vastaanottajien luokat tai niiden henkilöiden luokat, joille tiedot luovutetaan

  • T ei saa luovuttaa kolmansille osapuolille henkilötietoja tai mitään palvelujen tarjoamisen aikana tai sopimuksen voimassaoloaikana saatuja tietoja, mukaan lukien palvelujen luonnetta, sisältöä jne. koskevat tiedot, lukuun ottamatta seuraavia:
    • jos kolmannen osapuolen on siirrettävä tiedot sellaisen sopimuksen puitteissa, joka on tehty sopimuksen täyttämiseksi vaadittavan tehtävän tai lain nojalla siirretyn tehtävän suorittamiseksi (esim. tilitysten tai palvelun tarjoamisen yhteydessä toimivalle pankille);
    • jos rekisteröity on antanut selkeän ja nimenomaisen suostumuksensa;
    • sääntelyvaltuutuksissa säädettyihin osapuoliin niiden perustellusta pyynnöstä siinä määrättyjen menettelyjen mukaisesti ja siinä määrätyssä laajuudessa;
    • sääntelysäädöksissä määritellyissä tapauksissa TE:n oikeutettujen etujen suojaamiseksi tuomioistuimiin tai muihin viranomaisiin kohdistuvalla hakemuksella.
  • Henkilötietoja voidaan luovuttaa JSC ”Olainfarm” Groupin yhtiöille. Henkilötietojen turvallisuus on ensisijainen tavoite JSC ”Olainfarm” Groupin yrityksissä, ja liiketoimintaprosessit toteutetaan säädöksissä vahvistettujen vaatimusten mukaisesti.
  • Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille ‒:n kauppakumppaneille, joissa JSC ”Olainfarm” Groupin yhtiöt ovat tehneet yhteistyösopimuksia ja keskinäisiä velvoitteita. Kuten palvelujen tarjoaminen, toimitus (mukaan lukien pakettien ja sopimusten toimittaminen, mukaan lukien kuriirit, posti jne.), laadunvalvonta (mukaan lukien katsastajat), palvelujen turvallisuus ja suojelu (yhteistyökumppanit, jotka tukevat työntekijöiden, asiakkaiden, vierailijoiden, tilojen ja infrastruktuurin turvallisuutta ja suojelua, mukaan lukien turvallisuus, oikeusavun tarjoajat jne.) ja johdon tarjoaminen (organisaatio -, varainhoito - ja kirjanpitoprosessien hallinnointia ja tarjoamista koskevat yhteistyökumppanit, mukaan lukien tilintarkastajat, tarkistajat, tapahtumajärjestäjät jne.).
  • Valvontaviranomaiset. Esimerkiksi markkinavalvontaviranomaiset, lainvalvontaelimet ja pelastuspalvelut sääntelymääräysten mukaisesti.
  • Kolmannet osapuolet. Esimerkiksi luonnolliset henkilöt tai oikeushenkilöt, viranomaiset, virastot tai elimet, jotka eivät ole rekisteröityjä, johtajia tai henkilötietojen käsittelijöitä.
  • Henkilötietoja voidaan luovuttaa (siirtää) toiselle henkilölle liiketoiminnan siirtymisen, sulautumisen, hankinnan, omaisuuden myynnin, palvelun tarjoamisen siirtämisen ja niin edelleen yhteydessä.

8. Henkilötietojen luovuttaminen Euroopan unionin ulkopuolella

  • TE ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin ulkopuolelle.
  • Jos se on tarpeellista, se varmistaa sääntelysäädöksissä vahvistetut menettelyt, joiden tarkoituksena on varmistaa asetuksessa säädettyä tasoa vastaava käsittelyn taso ja henkilötietojen suoja.

9. Henkilötietojen säilytysaika

  • Henkilötietoja on säilytettävä siinä määrin kuin se on tarpeen tietosuojapolitiikassa asetettujen tarkoitusten toteuttamiseksi edellyttäen, että pidempää säilytystä ei vahvisteta sääntelysäädöksillä. Tietojen säilytysajan määrittämiseksi kriteereitä käytetään säädösten säännösten mukaisesti, kuten väitteiden tutkiminen, oikeuksien suojaaminen, ongelmien ratkaiseminen, vanhentumisajan noudattaminen jne., sekä luonnollisten henkilöiden oikeuksien osalta, kuten tietojen säilytysajan määrittäminen ajanjaksolle, jolloin liiketoimeen liittyviä väitteitä voidaan mahdollisesti soveltaa.
  • TE tallentaa ja käsittelee henkilötietoja, kunnes ainakin yksi seuraavista perusteista on olemassa:
    • tehdyn sopimuksen voimassaolo;
    • säädöksissä määritellyissä tapauksissa siinä säädetyssä laajuudessa ja siinä säädetyssä määräajassa;
    • jokaisella osapuolella on laillinen velvollisuus tallentaa tiedot;
    • kunnes asianomaisen henkilötietojen käsittelyn kohteena olevan rekisteröidyn suostumus on voimassa, jollei tietojen käsittelylle ole muuta oikeusperustaa.
  • Kun tietojen säilytysaika on päättynyt, henkilötiedot on poistettava tai hävitettävä.

10. Henkilön (rekisteröidyn) oikeudet ja velvollisuudet

  • Henkilöllä (rekisteröidyllä) on oikeus saada kaikki häntä koskevat kerätyt tiedot kaikissa henkilötietojen käsittelyjärjestelmissä.
  • Henkilöllä on oikeus saada tietoja niistä luonnollisista henkilöistä tai oikeushenkilöistä, jotka ovat saaneet tietoja henkilöstä rekisterinpitäjältä tietyn ajan kuluessa. Henkilölle toimitettavat tiedot eivät saa sisältää viranomaisia, jotka johtavat rikosoikeudenkäyntiä, operatiivista toimintaa harjoittavia elimiä tai muita laitoksia, joiden osalta laki kieltää tällaisten tietojen paljastamisen.
  • Henkilöllä on oikeus myös seuraaviin tietoihin, jos kyseisiä tietoja sovelletaan:
    • ohjaajan yrityksen nimi tai etunimi sekä sukunimi ja osoite;
    • tietoasiantuntijan tai TE:n tietojenkäsittelystä vastaavan henkilön yhteystiedot;
    • henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperusta ja tyyppi;
    • henkilötietojen vastaanottajat tai mahdolliset vastaanottajaryhmät;
    • tiedot siitä, että rekisterinpitäjä aikoo lähettää henkilötietoja kolmanteen maahan tai kansainväliseen järjestöön;
    • päivämäärä, jona rekisteröidyn henkilötietoihin on tehty uusin muutos, tiedot on poistettu tai estetty;
    • henkilötietojen hankintalähde, jollei laki estä tällaisten tietojen luovuttamista;
    • ajanjakso, jota varten henkilötiedot tallennetaan, tai, jos tämä ei ole mahdollista, kyseisen ajanjakson määrittämisessä käytetyt perusteet;
    • on oikeus vaatia rekisterinpitäjää tutustumaan rekisteröidyn henkilötietoihin ja oikaisemaan tai poistamaan ne taikka rajoittamaan käsittelyä rekisteröidyn osalta tai oikeutta vastustaa käsittelyä sekä oikeutta tietojen siirrettävyyteen;
    • oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa vaikuttamatta tällaisen käsittelyn lainmukaisuuteen, joka perustuu ennen peruuttamista annettuun suostumukseen;
    • oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle;
    • tieto siitä, onko henkilötietojen toimittaminen määritelty lain tai sopimuksen mukaisesti vai onko se sopimuksen tekemisen edellytys, sekä tieto siitä, onko rekisteröidyllä velvollisuutta toimittaa henkilötietoja, ja mitä seurauksia voi olla tapauksissa, joissa tällaisia tietoja ei toimiteta;
    • että on olemassa automaattinen päätöksenteko, myös mainittu profilointi.
  • Henkilöllä on sääntelyvaltuuksien mukaisesti oikeus pyytää pääsyä hänen henkilötietoihinsa ja pyytää jalostettujen tietojen täydentämistä, oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa käsittelyä, myös sellaisten henkilötietojen käsittelyä, jotka suoritetaan TE:n laillisten (oikeutettujen) etujen perusteella, sekä oikeutta tietojen siirrettävyyteen. Näitä oikeuksia on käytettävä siltä osin kuin tietojen käsittelyä ei johdeta TE:n velvoitteista, jotka on asetettu tehokkaissa säädöksissä ja joita on noudatettu yleisen edun mukaisesti.
  • Henkilö voi esittää pyynnön oikeuksiensa käyttämisestä:
    • kirjallisessa muodossa palvelemalla osoitteessa ”Pilskalni”, Grinvalti, Nicas pagasts, Dienvidkurzemes novads, LV-3473, Latvia esittämällä henkilökohtaisen henkilöllisyystodistuksen;
    • sähköpostitse allekirjoittamalla suojatulla sähköisellä allekirjoituksella, joka lähetetään sähköpostiosoitteen tietoihin @ tonuselast.com;
  • Saatuaan henkilöltä hänen oikeuksiensa käyttämistä koskevan pyynnön TTE tarkistaa henkilön henkilöllisyyden, arvioi pyynnön ja toteuttaa sen sääntelyvaltuuksien mukaisesti.
  • T lähettää vastauksen vastaanotettuun pyyntöön sähköpostitse nimettyyn yhteysosoitteeseen rekisteröidyssä kirjeessä tai palvelee sitä henkilökohtaisesti ottaen mahdollisuuksien mukaan huomioon henkilön ilmoittaman vastauksen vastaanottotavan.
  • Komissio varmistaa tietojenkäsittelyä ja tietosuojaa koskevien vaatimusten täytäntöönpanon säädösten mukaisesti ja toteuttaa vastaväitteiden ilmetessä aiheelliset toimenpiteet vastalauseen ratkaisemiseksi. Jos näin ei kuitenkaan tapahdu, henkilöllä on oikeus esittää hakemus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltion tarkastuslaitokselle.
  • Henkilön on toimitettava TE:lle kohtuullisessa ajassa tietoja TE:n käytettävissä oleviin henkilötietoihin tehtävistä muutoksista.
  • Henkilöllä on velvollisuus tulla TE:n tietosuojapolitiikan kognitiiviseksi ennen yhteistyön aloittamista.

11. Suostumus tietojen käsittelyyn ja oikeus peruuttaa ne

  • Jos henkilötietojen käsittely tapahtuu henkilötietojen käsittelyä koskevan suostumuksen perusteella, henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn milloin tahansa samalla tavalla kuin se on annettu, ja tällöin tietojen jatkokäsittelyä, joka perustuu tähän aiemmin annettuun suostumukseen, ei suoriteta tulevaisuudessa.
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta henkilötietojen käsittelyyn silloin, kun henkilön suostumus oli voimassa.
  • Luvan peruuttaminen ei saa lopettaa henkilön suostumuksen voimaantulopäivänä suoritettua tietojen käsittelyä.

12. Muut säännökset

  • TE ei tee luonnollisia henkilöitä koskevaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
  • TE:llä on oikeus täydentää tai muuttaa tietosuojapolitiikkaa asettamalla se henkilöiden saataville TE:n kotisivulla tai toimistotiloissa paperimuodossa.
  • TE säilyttää aiemmat versionsa tietosuojapolitiikasta, ja ne ovat saatavilla TE-kotisivulla tai toimiston toimitiloissa paperimuodossa.
Asiakaspalvelu
Maailmanlaajuinen toimitus
Pikatoimitus
Laatu